Recolección Eficiente de Datos con los workflows: Simplificando la Gestión ESG
La funcionalidad de los workflows permite a los administradores gestionar de manera eficiente la recolección de datos ESG, creando campañas personalizadas y generando puntos de datos (DP) en bloque. Esta herramienta simplifica la gestión de datos al asignar los puntos a proveedores y validadores específicos, garantizando solicitudes de datos controladas y organizadas.
Importancia de los workflows
Los workflows ofrecen una solución integral para agilizar todo el proceso de recolección de datos, permitiendo a los clientes organizar múltiples campañas según sea necesario. La plataforma proporciona una visión global del proceso, mostrando:
- El número total de puntos de datos.
- El porcentaje de puntos de datos completados y validados.
- Las métricas de rendimiento de los proveedores y validadores durante el período de recolección.
Panorama del Estado de los workflows
Los workflows se dividen en seis pestañas según su estado actual:
- Activos: Muestra los workflows actualmente iniciados y en curso, junto con el número de días restantes para completarlos.
- En Creación: Contiene workflows configurados pero aún no lanzados.
- Futuros: Muestra los workflows programados para una fecha futura.
- Vencidos: Enumera los workflows que han superado su fecha de finalización.
- Anulados: Muestra los workflows que han sido eliminados.
Cómo Crear un Flujo de Trabajo
Crear un flujo de trabajo es un proceso sencillo que asegura una recolección de datos eficiente. Aquí tienes una guía paso a paso:
- Nombre de la Campaña: Asigna un nombre identificativo a la campaña.
- Periodicidad de los Puntos de Datos: Define la frecuencia de informes de datos (por ejemplo, anual, mensual).
- Período del Punto de Datos: Selecciona año, mes, trimestre o semestre en el que se informará.
- Fechas de Inicio y Fin: Define la duración de la campaña.
- Selección de los KPI: Agrupa los KPI dentro del flujo de trabajo.
- Asignación de Dimensiones: Aplica dimensiones (por ejemplo, empresa, país) a cada KPI, creando combinaciones si el KPI se aplica a más de una dimensión.
- Asigna Proveedores y Validadores: Asocia a los usuarios relevantes a cada KPI (este paso requiere la creación previa de grupos de trabajo).
- Lanzamiento de la Campaña: Al lanzar, los usuarios asignados reciben notificaciones.
Después del lanzamiento, los proveedores y validadores recibirán un correo electrónico con los puntos de datos asignados, que estarán organizados en la sección "Mis Tareas" para un fácil seguimiento.
Gestión de los workflows: Acciones Clave
Una vez creado, es posible realizar diversas acciones de gestión para el flujo de trabajo desde la parte superior de la página:
- Clonar un Flujo de Trabajo: Puedes replicar la estructura de un flujo de trabajo existente:
- Accede a la lista de workflows y selecciona el que deseas clonar.
- Haz clic en el ícono "Clonar Flujo de Trabajo".
- Actualiza dimensiones y usuarios según sea necesario.
- Inicia inmediatamente el flujo de trabajo clonado o guárdalo como borrador.
- Enviar un Recordatorio: Para recordar a los usuarios sobre las tareas pendientes:
- Accede al flujo de trabajo desde el panel de control.
- Haz clic en el botón de recordatorio para enviar un correo electrónico a los usuarios con actividades aún pendientes.
Modificar un Flujo de Trabajo (Antes o Después del Lanzamiento):
Puedes modificar los workflows en cualquier fase:
- Accede a la pestaña "En Creación" para los flujos no lanzados o "Activos" para los lanzados.
- Modifica detalles como el nombre del flujo, periodicidad, fechas y KPI.
- Actualiza dimensiones y usuarios si es necesario.
Lanza o relanza el flujo de trabajo, y los usuarios asignados recibirán notificaciones para comenzar sus actividades.
Interrumpir un Flujo de Trabajo: Para interrumpir un flujo de trabajo activo:
- Selecciona el flujo activo desde el panel de control.Haz clic en el botón "Interrumpir Flujo de Trabajo" para detener inmediatamente la campaña.
- No podrá ser eliminado, pero será trasladado a la pestaña "Anulados".
Aprovechando estas herramientas, los workflows ayudan a coordinar toda la recolección ESG, simplificando el seguimiento y garantizando que todos los puntos de datos sean asignados y completados de manera organizada y puntual.