Workflows

La fonctionnalité Workflow permet aux administrateurs de gérer efficacement la collecte de données ESG en créant des campagnes personnalisées et en générant des points de données (PD) en masse. Cet outil simplifie la gestion des données en assignant des points de données à des fournisseurs de données et à des validateurs spécifiques, ce qui permet de contrôler et d'organiser les demandes de données.

L'importance des flux de travail

Les flux de travail constituent une solution complète pour rationaliser l'ensemble du processus de collecte de données, en donnant aux clients la possibilité d'organiser plusieurs campagnes en fonction de leurs besoins. La plateforme offre une vue d'ensemble claire du processus de collecte de données, indiquant

• Le nombre total de points de données.
• Le pourcentage de points de données remplis et validés.
• Les mesures de performance des fournisseurs de données et des validateurs tout au long de la période de collecte.

Vue d'ensemble de l'état du flux de travail

Les flux de travail sont classés en six onglets en fonction de leur statut actuel :

1. Actif : Affiche tous les flux de travail actuellement lancés et en cours, ainsi que le nombre de jours restants pour les terminer.
2. En cours de création : Stocke les flux de travail qui ont été configurés mais qui n'ont pas encore été lancés.
3. Futur : Affiche les flux de travail dont le lancement est prévu à une date ultérieure.
4. Expiré : Répertorie les flux de travail dont la date de fin est dépassée.
5. Annulé : Affiche les flux de travail qui ont été supprimés

Comment créer un flux de travail

La création d'un flux de travail est un processus simple qui garantit une collecte efficace des données. Voici un guide étape par étape :

1. Nommez la campagne pour faciliter son identification.
2. Sélectionnez la périodicitédes points de données, en définissant la fréquence à laquelle les données seront rapportées (par exemple, chaque année, chaque mois).
3. Choisissez la période du point de données, en sélectionnant l'année, le mois, le trimestre ou le semestre au cours duquel les données seront communiquées.
4. Fixez les dates de début et de fin, afin de définir le cadre temporel de la campagne.
5. Sélectionnez les ICP qui seront regroupés dans le flux de travail.
6. Attribuez des dimensions (par exemple, société, pays) à chaque ICP. Vous pouvez créer des combinaisons si un ICP appartient à plusieurs dimensions.
7. Attribuez des fournisseurs de données et des validateurs, en veillant à ce que les utilisateurs concernés soient affectés à chaque ICP (cette étape nécessite la création préalable de groupes de travail).
8. Lancez la campagne, et des notifications seront envoyées aux utilisateurs concernés.

Après le lancement de la campagne, les fournisseurs de données et les validateurs recevront des courriels contenant les points de données qui leur ont été attribués et qui seront organisés dans l'environnement « Mes tâches » pour faciliter le suivi.

Gestion des flux de travail : Actions clés

Une fois qu'un flux de travail est créé, plusieurs actions de gestion peuvent être effectuées à partir du coin supérieur droit de la page :

1. Cloner un flux de travail

Vous pouvez cloner un flux de travail existant afin de reproduire sa structure :

• Accédez à la liste des flux de travail et sélectionnez celui que vous souhaitez cloner.
• Cliquez sur l'icône "Cloner un flux de travail ».
• Mettez à jour les dimensions et les utilisateurs si nécessaire.
• Lancez le flux de travail cloné immédiatement ou enregistrez-le en tant que brouillon pour une utilisation ultérieure.

2. Envoyer un rappel

Pour rappeler aux utilisateurs les tâches en cours :

• Accédez au flux de travail à partir du tableau de bord.
• Cliquez sur le bouton Rappel pour envoyer un rappel par courriel aux utilisateurs dont les tâches sont en suspens.

3. Modifier un flux de travail (avant ou après le lancement)

Vous pouvez modifier les flux de travail à tout moment :

• Accédez aux onglets « En cours de création “ pour les flux de travail pré-lancés ou ”Actif » pour les flux de travail post-lancés.
• Modifiez les détails tels que le nom du flux de travail, la périodicité, les dates et les indicateurs clés de performance.
• Mettez à jour les dimensions et les utilisateurs si nécessaire.
• Lancez ou relancez le flux de travail, et les utilisateurs affectés recevront des notifications par courriel pour commencer leurs tâches.

4. Arrêter un flux de travail

Pour arrêter un flux de travail actif :

• Sélectionnez le flux de travail actif dans le tableau de bord.
• Cliquez sur le bouton "Arrêter le flux de travail » pour interrompre immédiatement la campagne.
• Ils ne peuvent pas être supprimés, mais ils seront déplacés vers l'onglet « Annulés ».