Workflows

La funzionalità dei workflows consente agli amministratori di gestire in modo efficiente la raccolta dei dati ESG, creando campagne personalizzate e generando Data Points (DP) in blocco. Questo strumento semplifica la gestione dei dati assegnando i punti a specifici fornitori e validatori, garantendo richieste di dati controllate e organizzate.

L' importanza dei workflows

I workflows offrono una soluzione completa per snellire l’intero processo di raccolta dati, permettendo ai clienti di organizzare più campagne secondo necessità. La piattaforma fornisce una visione globale del processo, mostrando:

• Il numero totale di Data Points.
• La percentuale di Data Points compilati e validati.
• Le metriche di performance dei fornitori e validatori durante il periodo di raccolta.

Panoramica dello Stato dei workflows

I workflows sono suddivisi in sei schede in base al loro stato attuale:

1. Attivi: Mostra i workflows attualmente avviati e in corso, insieme al numero di giorni rimanenti per completarli.
2. In Creazione: Contiene workflows impostati ma non ancora lanciati.
3. Futuri: Mostra i workflows programmati per una data futura.
4. Scaduti: Elenca i workflows che hanno superato la loro data di fine.
5. Annullati: Visualizza i workflows che sono stati eliminati.

Come Creare un workflows

Creare un workflows è un processo semplice che assicura una raccolta dati efficiente. Ecco una guida passo-passo:

1. Nome della Campagna: Assegna un nome identificativo alla campagna.
2. Periodicità dei Data Points: Definisci la frequenza di reportistica dei dati (ad es., annuale, mensile).
3. Periodo del Punto Dati: Seleziona anno, mese, trimestre o semestre in cui sarà riportato.
4. Date di Inizio e Fine: Definisci la durata della campagna.
5. Selezione dei KPI: Raggruppa i KPI all'interno del workflows.
6. Assegnazione delle Dimensioni: Applica dimensioni (es. azienda, paese) a ciascun KPI, creando combinazioni se il KPI si applica a più dimensioni.
7. Assegna Fornitori e Validatori: Associa gli utenti rilevanti a ciascun KPI (questo passaggio richiede la creazione previa di gruppi di lavoro).
8. Lancio della Campagna: Al lancio, gli utenti assegnati ricevono notifiche.

Dopo il lancio, i fornitori e validatori riceveranno un’email con i Data Points assegnati, che saranno organizzati nella sezione "Le Mie Attività" per una facile tracciabilità.

Gestione dei workflows: Azioni Chiave

Una volta creato, è possibile eseguire diverse azioni di gestione per il workflows dalla parte superiore della pagina:

1. Clonare un workflows

Puoi replicare la struttura di un workflows esistente:

• Accedi all'elenco dei workflows e seleziona quello da clonare.
• Clicca sull'icona "Clona workflow".
• Aggiorna dimensioni e utenti secondo necessità.
• Avvia subito il workflows clonato o salvalo come bozza.

2. Inviare un Promemoria

Per ricordare agli utenti le attività in sospeso:

• Accedi al workflows dalla dashboard.
• Clicca sul pulsante di promemoria per inviare un'email agli utenti con attività ancora in sospeso.

3. Modificare un workflows (Prima o Dopo il Lancio)

Puoi modificare i workflows in qualsiasi fase:

Accedi alla scheda "In Creazione" per i flussi non lanciati o "Attivi" per quelli lanciati.
Modifica dettagli come nome del flusso, periodicità, date e KPI.
Aggiorna dimensioni e utenti se necessario.
Lancia o rilancia il workflows e gli utenti assegnati riceveranno notifiche per iniziare le loro attività.

4. Interrompere un workflows

Per interrompere un workflows attivo:

• Seleziona il flusso attivo dalla dashboard.
• Clicca sul pulsante "Interrompi workflow" per fermare immediatamente la campagna.
• Non potrà essere eliminato, ma sarà spostato nella scheda "Annullati".